Télétravail : quelques conseils pour bien gérer le dispositif « maison » 

Il est un terme qui n’a cessé d’être prononcé depuis l’annonce du confinement pour éviter la propagation du virus COVID-19 : télétravail. Si certains étaient déjà des habitués du genre, d’autres ont dû rapidement se mettre au pli et découvrir un mode de travail pas si simple à développer. Pour accompagner tous les télétravailleurs, Jean-Luc Debayle, expert qualité de vie au travail de l’INSA Lyon, propose huit conseils pour faciliter le quotidien et gérer au mieux cette période délicate.

Paramètre clé d’une journée classique de télétravail : se fixer des repères dans son quotidien !

1. Mettre un réveil
Garder un rythme qui corresponde à un rythme de travail classique est à privilégier, notamment pour pouvoir communiquer avec ses collègues plus facilement et éviter d’être en décalage. Le petit plus du télétravail : quelques minutes gagnées en matinée, le temps de trajet pour se rendre sur le lieu de travail étant supprimé.

2. S'habiller et se préparer pour attaquer la journée
Travailler en pyjama, sans être coiffé et rasé peut être la facilité. Mais il est important de se préparer comme pour une journée de travail à l’INSA, pour débuter réellement son activité journalière, réveillé et disponible. 

3. S'installer dans son bureau "homemade" ​
Dans la mesure du possible, il faut se réserver un vrai espace de travail. Celui-ci doit privilégier confort et bien-être ergonomique. Travailler sur un canapé n’est, par exemple pas un endroit adapté pour le dos et nuque. Il faut choisir un siège confortable, apporter une lumière pour ne pas fatiguer ses yeux, libérer de l’espace sur la table de salon où s’entassent journaux et prospectus et s’isoler du bruit. Ou au contraire, mettre une musique d’ambiance peut s’avérer stimulante pour certains. 

4. Organiser sa journée
En début de semaine ou de journée : se fixer des objectifs à réaliser et les planifier. Si la fin de la semaine s’annonce chargée de réunions, il est préférable de travailler sur ses sujets en début de semaine. En travaillant chez soi, beaucoup d’interruptions d’un nouveau genre vont se présenter : cuisiner, prendre des nouvelles de ses proches, étendre la lessive, faire réviser ses enfants, sortir le chien, jouer avec le chat… Pour rester concentré dans son travail et ne pas papillonner, il peut être utile de faire une « to do list » de la journée en incluant ces nouveaux paramètres du quotidien. 

5. Rester en lien 
Le sentiment d’isolement est plus que présent en cette période de confinement. Mais être physiquement éloigné de ses collègues ne doit pas être synonyme de rupture de communication. Au contraire. Il est important de maintenir le lien avec ses collègues, même celui avec qui on n’échange pas forcément. C’est aussi l’occasion de leur demander des conseils, poser des questions et échanger autour de sujets variés pour créer de l’émulation. Pour cela, il y a des outils comme la visio, les tchats, le téléphone, le mail… Et concernant l’usage du mail, attention aux dérapages (voir conseil 8).

6. Faire des pauses
24 heures dans une journée, il va falloir s’organiser. Et la pause est un élément indispensable au planning ! Qui ne fait pas de pauses sur toute une journée de travail à l’INSA ? La pause café du matin, le déjeuner, l’appel à son collègue pour lui raconter son week-end… Ces moments font partis du quotidien professionnel. En télétravail, il est important d’en faire également car une concentration efficace ne dure pas plus de 90 minutes. Quelques astuces pour se détendre : dessiner, lire, naviguer sur internet, se mettre debout pour téléphoner à un proche, faire des étirements et de la relaxation.

7. Veiller à un équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle 
La barrière vie privée et vie professionnelle est plus que brisée en période longue de télétravail, surtout lorsqu'il y a des enfants à la maison. Pour simplifier son organisation, il est judicieux de faire connaître à son entourage les créneaux horaires (voir conseil 4) pendant lesquels il sera nécessaire de s’isoler pour travailler et ses disponibilités. Les distractions personnelles ne doivent pas empiéter sur le travail tout comme le travail ne doit pas empiéter sur la vie privée. Il est d’ailleurs primordial de savoir déconnecter en fin de journée pour se consacrer à sa vie personnelle.

8. Savoir utiliser les mails correctement
Les emails et visioconférences sont devenus habituels mais ne doivent pas être utilisés à outrance. En effet, il faut éviter au maximum d’adresser des emails ou d’organiser des visioconférences en dehors des horaires classiques de travail (tôt le matin, tard le soir, pendant le week-end), sauf urgence ou échanges avec l’étranger. Ce comportement a un impact sur la vie personnelle de ses collègues en empêchant la déconnexion.
Également, il est important d’envoyer ses mails à des destinataires précis. Utiliser les fonctions Cc, Cci et « répondre à tous » avec modération. Mieux vaut un mail adressé au bon destinataire qui se sentira ciblé et répondra, plutôt qu’un mail avec 10 destinataires qui ne répondront pas car ne se sentant pas ciblés.
L’ultime conseil à suivre ? Appliquer les règles de politesse et de bienséance, plus que bienvenues dans ce climat si particulier. Un bonjour, s’il te plaît, merci seront toujours bien reçus, à défaut de pouvoir se saluer, se serrer la main, ou tout simplement sourire à son interlocuteur.