Les données des élèves

L'INSA Lyon en tant que responsable de traitement, s’engage à respecter la réglementation applicable en matière de protection des données à caractère personnel, et notamment les dispositions du Règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des données (dit « RGPD »), et de la loi n° 78-17 du 06 janvier 1978 modifiée, relative à l’Informatique, aux Fichiers et aux Libertés (dite « loi Informatique et Libertés »).

Gestion administrative des élèves inscrits

1. Vos données sont collectées pour les finalités suivantes : 

Le traitement a pour finalité l'inscription administrative et la gestion de la scolarité des élèves. Il comporte plusieurs sous-finalités :       

• la gestion des inscriptions et la diplomation
• la gestion comptable des paiements et remboursements de droits de scolarité
• la prise en charge des compensations liées à un handicap 
• la gestion des périodes de césure
• le suivi et la mise en paiement des étudiants boursiers avec le CROUS
• la génération d'un numéro INE pour les étudiants étrangers
• le transfert du dossier étudiant entre établissements d’enseignement supérieur
• la gestion de la mobilité entrante et sortante
• la création d’un compte informatique ouvrant droit à l’ensemble des services numériques de l’établissement
• la réalisation de la Carte Multiservices permettant notamment d’accéder aux salles de travail informatique et à la bibliothèque universitaire, aux restaurants de l’INSA Lyon, à l’impression de documents
• l’accès aux réseaux (EDUROAM) et services (RENATER) des établissements d’enseignement supérieur et de recherche français
• la possibilité de vous contacter par SMS en cas d'urgence et/ou de situation de danger sur le campus de la Doua
• la réalisation des enquêtes établissement et enquêtes nationales
• la réalisation d’analyses statistiques pour le le Ministère de l’enseignement supérieur, de la recherche et de l’innovation
• la réalisation d'enquêtes sur les conditions de vie des étudiants par l'Observatoire de la vie étudiante
• la réalisation d'enquêtes statistiques pour le Groupe INSA

2. Nous traitons les données suivantes :

Concernant les élèves

• l’identité (nom, prénoms, numéro national d’étudiant ou I.N.E.S.)
• le NIR (numéro de sécurité sociale)
• l’état civil (civilité, genre, date et lieu de naissance, nationalité)
• les coordonnées (adresse, numéro de téléphone mobile, adresse de courrier électronique)
• la situation sociale (situation familiale et militaire, logement, vie professionnelle)
• le titre de séjour pour les élèves étrangers
• la situation financière (salarié, boursier, apprentissage, VAE)
• les réponses à des questionnaires en cas de statuts spécifiques (handicap, DROM, SHN, AHN, demande d'intégration en filières à thème ou internationales)
• les vœux exprimés par le candidat
• la lettre de motivation et documents facultatifs chargés par le candidat lui-même
• la pratique d'un sport
• la nature d'un handicap éventuel s'il y a lieu
• la série du baccalauréat avec l'année d'obtention, équivalences
• l’année et établissement de première inscription
• la mention de l'existence d'une interdiction temporaire ou définitive d'inscription
• le dernier diplôme obtenu dans l'université publique française et/ou tout autre diplôme obtenu
• la situation de l’année précédant l’inscription
• le domaine de formation en vue de l'obtention d'un diplôme (spécialité, finalité, discipline, cycle,  cursus, crédits européens associés, école doctorale, étape, nombre d'inscriptions, réussite)

Concernant les parents,

• l’état civil
• professions et catégories socioprofessionnelles
• les coordonnées (adresse, numéro de téléphone mobile)

3. Les bases légales

Le traitement de vos données à caractère personnel relève principalement de l’exécution d’une mission de service public, il est obligatoire.

Certaines sous-finalités sont fondées sur des bases légales différentes :

-la collecte des données dans le cadre des stages et de la formation continue est contractuelle,

-le transfert de dossier entre établissements d’enseignement supérieur relève de votre consentement; il est facultatif et vous pouvez le donner et le retirer à tout moment,

-la transmission de vos données à Alumni Lyon, aux associations étudiantes est basée sur l'intérêt légitime. Vous pouvez vous opposer à cette transmission,

-la constitution d'une liste de vos numeros de télephone afin de pouvoir vous contacter en cas d'urgence sur le campus sur la base de la sauvegarde de vos intérets vitaux.

-les coordonnées (Nom, prénom, numéro de téléphone) des  parents d’élèves sont conservées sur la base légale de la sauvegarde de vos intérêts vitaux, dans le cas d'une urgence.

Les finalités statistiques sont nécessaires à l’exécution des missions de service public dont sont investis les responsables de traitements demandeurs, notamment, le Ministère de l’enseignement supérieur, de la recherche et de l’innovation, l’Observatoire national de la vie étudiante et la Conférence des Grandes Ecoles (CGE).

4. Les destinataires de vos données personnelles :

Vos informations sont transmises à différents services et entités de l'établissement :

• la direction du système d’information pour vous donner accès à l’ensemble des services numériques de l’établissement
• le service de médecine de prévention, le Centre de Santé
• la direction des affaires juridiques pour l’organisation des élections
• les départements de formation
• l'agence comptable pour le réglement des paiements
• les directions des résidences et des restaurants de l'INSA Lyon

Les informations sont également transmises à des organismes extérieurs à l'INSA Lyon :

• le Minsitère de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche (MESRI) afin de renseigner l'application SISE, de répondre aux enquêtes de l'Observatoire de la vie étudiante (OVE) et à celles relatives à l'intertion professionnelle du Centre d'études et de recherche sur les qualifications (CEREQ)
• l’Université de Lyon (UdL)
• le CROUS
• la plateforme INES pour les étudiants étrangers
• la Fondation INSA
• la Fondation Groupe INSA
• les universités partenaires en France et à l'étranger
• les associations étudiantes, le BDE
• les entreprises partenaires dans le cadre d’un stage, d'un double cursus ou du transfert d'un dossier
• les agents habilités des organismes de sécurité sociale et les mutuelles étudiantes
• les services de l’entreprise Orange (alerte d'urgence sur le Campus) qui ont un accès à votre numéro de téléphone. Une annexe RGPD conformément à l’article 28 RGPD prévoit la transmission des données.

Les informations collectées lors de l’inscription pourront être utilisées après votre départ de l’établissement pour vous recontacter dans le cadre d’enquêtes relatives à l’insertion professionnelle des diplômés et vous informer de la vie de l’INSA Lyon.

Nous transmettons vos données personnelles à l’association des Alumni de Lyon (Alumni Insa Lyon) afin de mettre à jour leur annuaire des anciens élèves sur la base de l’intérêt légitime de l'INSA Lyon. Vous avez un droit inconditionnel de vous opposer à cette transmission en prenant contact avec le délégué à la protection des données.

Les coordonnées (Nom, prénom, numéro de téléphone et courriel) des  parents d’élèves sont conservées sur la base légale de la sauvegarde des intérêts vitaux de nos élèves. Cela nous permet en cas d’accident, d’absence ou de tout autre cas de force majeure, de prévenir un tiers.

5. Durée de conservation et sécurité des données:
Les données sont conservées 10 ans sur notre base active. Elle sont ensuite archivées et conservées selon les règles applicables aux Archives Publiques. Nous assurons la sécurité de vos données tant par des mesures techniques qu'organisationnelles. Nous privilégions leur traitement (et notamment le stockage) sur le territoire de l'Union européenne. Quand un transfert hors de l'Union européenne est envisagé, nous mettons en oeuvre les garanties nécessaires afin d'être conformes à la réglementation en vigueur.

6. Exercer vos droits individuels :

Vous pouvez accéder à vos données personnelles et/ou demander à les rectifier si vous constatez une erreur. Quand la réglementation le permet, vous pouvez demander leur effacement ou exercer votre droit à la limitation ou à l’opposition du traitement de vos données. Vous pouvez également exercer votre droit à la portabilité. 
Pour exercer ces droits ou pour toute question sur le traitement de vos données vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données par mail : dpo@insa-lyon.fr

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits « Informatique et Libertés » ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL.

Pédagogie

1. Vos données sont collectées pour les finalités suivantes :

• la gestion pédagogique générale
• la gestion des emplois du temps
• la préparation et la gestion des épreuves d'examen 
• la certification obligatoire en anglais
• la saisie des notes et résultats 
• la gestion des thèses
• les cours et les examens en distanciel
• la gestion et suivi des stages
• la mise en œuvre de traitements de données à des fins statistiques, les enquêtes

2. Nous traitons les données personnelles suivantes :

• les données d'état civil 
• la photographie
• le numéro de téléphone, l’adresse mail
• l’INE, le NIR
• le numéro étudiant INSA
• les bulletins scolaires
• les informations médicales, le cas échéant

3. La base légale des traitements :

Vos données sont collectées sur le fondement de la mission de service public. Pour la passation du test obligatoire en anglais, le fondement est l'obligation légale.

4. Les destinataires de vos données personnelles :

• la DSI
• le Service de médecine de prévention
• la direction de la formation et de la vie des élèves
• le service de la documentation (Bibliothèque Marie Curie)
• l’agence comptable
• le MESRI
• l’Université de Lyon
• l’association des Alumni de l’INSA Lyon
• l'Ecole la Mâche pour la certification en anglais (passation du test). Le test est proposé par Cambridge Assessment (GB).

5. Durée de conservation et sécurité des données:

Les données sont conservées 5 ans a minima. Elles sont ensuite archivées et conservées selon les règles applicables aux archives publiques. Nous assurons leur sécurité tant sur le plan organisationnel que technique. Les données collectées dans le cadre de la passation du test en anglais sont conservées 1 an.

6. Exercer vos droits individuels :

Vous pouvez accéder à vos données personnelles et/ou demander à les rectifier si vous constatez une erreur. Quand la réglementation le permet, vous pouvez demander leur effacement ou exercer votre droit à la limitation ou à l’opposition du traitement de vos données. Vous pouvez également exercer votre droit à la portabilité. 
Pour exercer ces droits ou pour toute question sur le traitement de vos données vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données par mail : dpo@insa-lyon.fr

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits « Informatique et Libertés » ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL.

Santé & handicap

1. Vos données sont collectées pour les finalités suivantes:

Le recueil de vos données permet au centre de santé de prendre connaissance de la situation sanitaire des étudiants et de développer des actions de prévention et d’éducation à la santé.

Une veille sanitaire de la population étudiante permet :

• L’examen préventif obligatoire au cours des 3 premières années du cursus : visite de médecine préventive par le médecin de prévention ou les infirmières : entretien, mise à jour des vaccinations, recherche de risques particuliers en rapport avec la scolarité, informations sanitaires et orientation le cas échéant.
• Des visites médicales pour les élèves en situation de handicap ou présentant un état de santé justifiant un accompagnement et l’aménagement de leur scolarité.
• Des visites médicales pour les étudiants internationaux missionnées par l’OFII.
• La participation aux actions d’information et de promotion de la santé et d’éducation sanitaire telles que les campagnes de prévention, entretiens collectifs, ateliers en rapport avec les priorités de santé publique et les préoccupations des élèves telles les IST, la contraception, l’hygiène de vie, la nutrition, les addictions, les vaccinations, le handicap, les troubles du sommeil, les troubles psychologiques.
• D’assurer une veille sanitaire : participation à la lutte contre les crises sanitaires.

Par ailleurs, le centre de santé propose :

• Des consultations de médecine générale,
• Des consultations de soins infirmiers libéraux.

2. Nous traitons les catégories de données suivantes:

Pour la veille sanitaire :

• État civil
• Identité du représentant légal
• Datede naissance
• NIR
• Informations relatives au centre payeur
• Identification du médecin traitant
• Adresse et coordonnées personnelles

Les données de santé suivantes :

• Dates de vaccinations
• Antécédents médicaux et chirurgicaux
• Diagnostic
• Examens
• Résultats d’examen
• Traitement suivi
• Conseils et traitements
• Lettres d’orientation vers un spécialiste

Pour l’accompagnements des élèves en situation de handicap :

• Typologie du handicap (code)
• Date de passage en commission
• Documents médicaux certifiants de la situation de handicap
• Décision de la commission
• Type d'aménagement

3. La base légale:

Il s’agit d’un traitement obligatoire ayant pour base légale les articles L 1411-8 et L1411-11du code de Santé publique, les articles L831-1 et L831-3 du code de l’Education, ainsi que les décrets n° 2008-1026 du 7 octobre 2008 et n° 2019-112 du 18 février 2019.

4. Les destinataires de vos données personnelles:

Vos données médicales étant des données sensibles, elles ne sont traitées que par le personnel du centre de Santé de l'INSA Lyon et notre sous-traitant, la société Aatlantide, spécialisée dans le traitment de données de santé.

5. Durée de conservation et sécurité des données:

Nous conservons vos données de santé pendant la durée de votre présence à l’INSA Lyon soit 5 années, en base active.

Les données de santé que nous traitons, le sont dans des conditions garantissant leur sécurité, leur pérennité et leur protection contre toute atteinte et tout accès non autorisés, dans le respect du secret médical ou du secret professionnel auxquels sont assujettis nos professionnels de santé (médecin et infirmiers) et les autres membres de l’équipe pluridisciplinaire. Seules les personnes habilitées ont accès aux données personnelles.

Celles-ci peuvent être transmises à un médecin spécialisé avec votre consentement préalable.

Les données sont hébergées sur nos serveurs, mais nous faisons également appel à un sous-traitant, la société Aatlantide – 11 A chemin de la Dhuy, 38240 Meylan, avec laquelle nous avons conclu un contrat de sous-traitance afin de garantir la sécurité de vos données personnelles. Nous utilisons le service ACTEUR qui récupère vos données personnelles via des canaux sécurisés. L’hébergement est assuré par Aatlantide, Hexanet et SynAaps-CirilGroup, hébergeurs certifiés HDS (Hébergement Données Santé) conformément à l’article L 1111-8 du Code de Santé Publique.

6. Exercer vos droits individuels :

Vous disposez du droit d’accéder à vos données personnelles, ainsi que d’en demander la rectification. Vous pouvez également demander la limitation du traitement vos données quand l’une des conditions suivantes s’applique :

• Vous contestez l’exactitude de ses données ;
• Le traitement est illicite
• Nous n’avons plus besoin de vos données mais celles-ci sont nécessaires à la constatation, l’exercice ou la défense de vos droits en justice.

Pour exercer vos droits, il faut vous adresser au délégué à la protection des données : dpo@insa-lyon.fr

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits « Informatique et Libertés » ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL.

Mobilité internationale

1. Vos données sont collectées pour les finalités suivantes :

• la gestion de votre dossier
• la sélection des candidatures
• le suivi des mobilités entrantes et sortantes
• la gestion des bourses
• la communication d'évènements internationaux liés à l'international

2. Nous traitons les données suivantes :

• identité (Nom, prénom, sexe, date de naissance, lieu de naissance, nationalité)
• numéro INE et numéro de la carte étudiant
• adresse postale, courriel et numero de téléphone
• photo d'identité (facultatif)
• nom d'un contact en cas d'urgence et ses coordonnées
• formation suivie (composante, discipline et niveau)
• mobilité sollicitée (type de mobilité, programme, pays et institution d'origine et d'envoi, période de mobilité)
• langue maternelle et compétences linguistiques (tests de langues)
• le type de logement souhaité (facultatif et pour les étudiants entrants seulement)

Les copies des pièces justificatives suivantes sont demandées :

• pièce d'identité
• carte d'étudiant
• certificat de scolarité pour les étudiants sortants et entrants en double diplôme
• justificatif d'assurance maladie
• relevés de notes et diplômes (traduits en français pour les étudiants entrants)
• contrats d'études et attestation de présence
• lettre de motivation et curriculum vitae
• convention de stage signée (mobilité de stage)
• acte de naissance (traduit en français pour les étudiants entrants)
• rapport de fin de séjour ERASMUS + pour les élèves sortants

Pour les demandes d'aide financière :

• le type de bourse sollicitée
• si vous êtes boursier durant votre mobilité, la notification d'attribution du CROUS pour l'année en cours
• vos coordonnées bancaires (nom de la banque, IBAN, BIC/SWIFT, pays du compte)

3. La base légale:

Vos données sont traitées sur la base de la mission de service public qui nous incombe. Elles peuvent également l'être sur une base contractuelle.

4. Les destinataires de vos données personnelles:

• l'agence comptable quand une bourse est allouée
• la direction de la scolarité
• universités partenaires vers lesquelles ou à partir desquelles une mobilité est demandée
• partenaires locaux de l'INSA Lyon pour des projets auxquels vous avez accepté de participer (Journées Internationales, FIT Europe...)

5. Durée de conservation et sécurité des données:

Les données sont conservées 6 ans en base active. Elles sont ensuite archivées et conservées selon les règles applicables aux Archives publiques. Dès lors que vos données sont transmises à des universités partenaires nous nous assurons de garentir qu'elles sont traitées selon des régles comparables au RGPD.

6. Exercer vos droits individuels :

Vous pouvez accéder à vos données personnelles et/ou demander à les rectifier si vous constatez une erreur. Quand la réglementation le permet, vous pouvez demander leur effacement ou exercer votre droit à la limitation ou à l’opposition du traitement de vos données. Vous pouvez également exercer votre droit à la portabilité. 
Pour exercer ces droits ou pour toute question sur le traitement de vos données vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données par mail : dpo@insa-lyon.fr

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits « Informatique et Libertés » ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL.

Stages

1. Vos données sont collectées pour les finalités suivantes : 

la gestion et suivi des stages

la mise en place des conventions de stage

2. Les données collectées :

les données d'état civil 

le numéro de téléphone, l’adresse mail

l’INE, le NIR

le CV, les précédentes expériences professionnelles

3. La base légale
Vos données sont collectées soit sur le fondement de la mission de service public soit sur la base de la convention de stage.

4. Les destinataires de vos données personnelles :
Les différents services de l’INSA Lyon (direction de la formation et de la vie des élèves (Dirfor), direction du développement et des relations entreprises) et également les entreprises partenaires.

5. Durée de conservation des données :
Les données sont conservées 5 ans à minima. Elles sont ensuite archivées et conservées selon les règles applicables aux archives publiques.

6. Exercer vos droits individuels :
Vous bénéficiez d’un droit d’accès et de rectification. Sous certaines conditions, vous pouvez demander à exercer le droit de restreindre le traitement, de vous y opposer, de demander son effacement.

Vote électronique

• 1. Vos données sont collectées pour les finalités suivantes : 
  Les données sont collectées pour procéder aux scrutins au sein des instances représentatives qui ne peuvent pas se tenir en présentiel
• 2. Nous traitons les données suivantes :
  • référentiel des électeurs,
  • informations générales sur l’instance, son organisation,
  • les professions de foi,
  • l'identité des candidats,
  • Les nom, prénom, adresse postale,
  • l'adresse email,
  • la civilité,
  • le genre,
  • la date de l'expression du suffrage par les électeurs.
• 3. La base légale
  La base légale est l'intérêt légitime de l’établissement à recourir au vote électronique à distance pour procéder au renouvellement des instances représentatives.
• 4. Les destinataires de vos données personnelles :
  Le vote électronique est mis en œuvre par la société Kercia
• 5. Durée de conservation des données :
  Les données sont conservées en base active par le sous-traitant jusqu’à l’issue des délais de recours dépendant de chaque type d’élection.
• 6. Exercer vos droits individuels :
  Vous pouvez bénéficier d’un droit d’accès, d’un droit à l’effacement, à la limitation et à la rectification du traitement de vos données. Vous pouvez également vous opposer à celui-ci.