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FAQ Partir à l'étranger

QUESTIONS LES PLUS FREQUENTES DES ETUDIANTS POUR PARTIR EN MOBILITE ACADEMIQUE

Phase 1 - Candidature de l'étudiant en interne : réflexion et voeux sur l'application Mobilité

1. Je souhaite partir en mobilité académique l’année prochaine, comment puis-je candidater et à quelle période ?

La procédure et les étapes à suivre vous sont communiquées lors des Journées Internationales en octobre, événement interne de la mobilité auquel vous devez assister l'année précèdent votre départ. Pour être éligible à la mobilité académique, vous devez vous inscrire sur l’application Mobilité (appweb.insa-lyon.fr) et vous acquitter des Frais de Dossier Mobilité Internationale (FDMI) aux dates indiquées par votre Département.

2. Je suis étudiante en 4ème année SGM et intéressée de partir à Chalmers (Suède) et Sheffield (Grande-Bretagne), quel est le nombre de places accordées à SGM dans ces universités ?

Vous devez contacter la personne IDI (Interface du Département pour l'International) qui vous informera du nombre de places disponibles.

3. Comment puis-je préciser mon choix de double-diplôme dans l'application Mobilité (appweb.insa-lyon.fr) ?

Vous devez sélectionner, dans la liste déroulante des universités partenaires, celle qui vous intéresse suivie de la mention "DD". Si elle est suivie d'un acronyme de Département cela signifie que le double-diplôme concerne exclusivement ce Département.

4. Je souhaite candidater à l'UNAL Universidad Nacional de Colombia mais je ne trouve pas la destination dans la liste de l'application Mobilité.

Vous pouvez inscrire votre vœu dans la rubrique libre, avec l'accord préalable de la personne Interface du Département pour l'International (IDI) .

5. L'université qui m'intéresse n'est pas partenaire de l'INSA Lyon, comment puis-je partir dans cette université ?

Vous pouvez demander à partir comme Visiting Student et inscrire votre vœu dans la rubrique libre de l'application Mobilité, avec l'accord préalable de l'IDI. Attention, vous ne serez pas accompagné par l'INSA pour votre candidature dans l'université. Si vous êtes accepté, vous aurez à payer les frais de scolarité de l’université d’accueil en plus de ceux de l’INSA pour l'année de la mobilité.

6. J'aimerais échanger avec les étudiants partis précédemment dans une université, comment puis-je les contacter ?

Vous pouvez contacter le Pôle Mobilité du Service Scolarité sur mobilitesortante@insa-lyon.fr qui vous enverra les adresses mails INSA de ces étudiants.

7. Après réflexion, je souhaite modifier mes voeux de destination sur l'application Mobilité, est-ce possible ?

La saisie des voeux a lieu en 2 phases sur l'application. Durant la première vous pourrez choisir 2 universités au plus. La deuxième phase permet d'apporter des corrections si nécessaire suite aux échanges avec votre IDI. L'application est fermée entre les 2 phases, il n'est pas possible de corriger ses voeux pendant cette période. Vous devez donc soigneusement réfléchir et échanger avec les acteurs de la mobilité dans votre Département avant de saisir vos voeux.

8. Qui sont les personnes à l'INSA qui peuvent me renseigner sur mon choix de destination ?

  • Le Pôle Mobilité du Service de la Scolarité est le coordinateur de la mobilité et l’interlocuteur privilégié : mobilitesortante@insa-lyon.fr 
  • Les personnes Interface dans votre Département pour l’International (IDI) accompagnent les étudiants sur les aspects pédagogiques de leur mobilité, notamment pour la validation des vœux, l’élaboration du contrat d’étude, la traduction des relevés de notes, etc.
  • La Direction des Relations Internationales, organisée par zone géographique, est à l’écoute des étudiants pour les questions de partenariats universitaires.
  • Les étudiants déjà partis ou les étudiants de l’université partenaire en mobilité à l’INSA Lyon sont à contacter sans hésitation. Demandez leurs contacts à votre IDI ou à mobilitesortante@insa-lyon.fr

9. Faut-il prévoir des frais d'inscription dans l'université partenaire ?

En général, il n'y a pas de frais de scolarité à prévoir dans le cadre d'un échange mais certaines universités ont des frais spécifiques. Pour plus de précisions, contactez mobilitesortante@insa-lyon.fr

Phase 2 - Nomination des étudiants dans les universités par le Pôle Mobilité du Service Scolarité

1. Ma candidature pour une destination a été acceptée en commission interne au mois de janvier. Nous sommes au mois de mars et je n’ai pas reçu plus d'informations.

Suite à l'acceptation interne des candidatures (commissions), le Pôle Mobilité du Service Scolarité procède aux nomination auprès des universités partenaires par ordre de priorité selon les dates limites de ces dernières. Suite à votre nomination, vous êtes contacté directement par l’université choisie qui vous informe de sa procédure de candidature. En attendant, vous pouvez consulter le site de l’université pour anticiper les éléments nécessaires à votre candidature. Le Pôle Mobilité pourra vous accompagner pour la préparer.

2. Dois-je attendre la confirmation de l'université partenaire pour passer des tests de langue ?

Dès votre inscription sur l’application Mobilité, vérifiez sans attendre sur le site de l’université partenaire quels sont les certificats de langue demandés (TOEFL, TOEIC etc.) pour vous inscrire au plus vite à ces tests et avoir le résultat prêt pour votre dossier de candidature. Le CRL (Centre de Ressources en Langues) de l'INSA est à votre disposition pour vous conseiller à ce sujet : crl.insa-lyon.fr

Phase 3 - Candidature de l'étudiant dans l'université partenaire

1. Je ne comprends pas la procédure de candidature que m’a adressée l’université choisie, qui peut m’aider ?

N’hésitez pas à écrire à mobilitesortante@insa-lyon.fr qui pourra vous éclairer. Si besoin, le Pôle Mobilité pourra contacter l’université pour plus de précisions.

2. Le formulaire de candidature doit être signé par le "coordinateur de l'universtité d'envoi", de qui s'agit-il à l'INSA ?

Le coordinateur de l’université d’envoi est la personne au Pôle Mobilité en charge de votre nomination auprès du partenaire. Veuillez envoyer le formulaire à mobilitesortante@insa-lyon.fr

3.  Je dois faire signer le learning agreement (contrat d'étude) par l'INSA et l'université d'accueil, à qui est-ce que je l'envoie ? 

Vous devez l’adresser à votre IDI et au contact de l’université d’accueil par mail. Celui-ci est en principe indiqué dans la procédure de candidature ou le site web de l'université.

4. Mon camarade qui part dans la même université ne doit pas fournir de bulletins de notes contrairement à moi, pourquoi ?

Votre camarade n’est sûrement pas nominé dans la même Faculté ou dans le même programme. Attention à ne pas vous comparer : veuillez respecter scrupuleusemet la procédure qui vous a été communiquée.

5. Ma candidature a été refusée par le partenaire, est-il possible de rebondir et partir dans une autre université ?

Il faut prévenir sans attendre votre IDI et le Pôle Mobilité (mobilitesortante@insa-lyon.fr) qui tenteront dans la mesure du possible de vous nominer auprès d’une autre université, en tenant compte de votre nouveau choix, les places restantes et les deadlines de l'université.

6. Mon choix de destination a été validé en commission et ma candidature acceptée par l'université partenaire. Cependant, j'ai décidé d'annuler mon projet de mobilité. Que dois-je faire ?

Veuillez communiquer votre décision d’annuler la mobilité au plus vite à votre IDI et le Pôle Mobilité. Pensez également à prévenir l'université partenaire si vous avez déjà candidaté.

Phase 4 - Demande de bourses et kit Erasmus+

1. Ma mobilité est confirmée, à quelle(s) bourse(s) ai-je droit ?

Tous les étudiants partants en mobilité internationale peuvent prétendre à des bourses de mobilité. La liste est consultable sur www.insa-lyon.fr/fr/aides-financieres

2. Quelles sont les procédures à suivre pour les demandes de bourses ?

Une fois que toutes les destinations des étudiants sont confirmées, généralement entre juin et juillet, le Pôle Mobilité les informe par email de la procédure à suivre pour les bourses Erasmus et de la Région AURA. Veillez à respecter la procédure et le calendrier indiqués dans le mail, répartis en plusieurs étapes : avant la mobilité, pendant et après. Vous n'avez aucune démarche à prévoir pour la bourse AMI.

3. J’ai suivi les procédures mais je n’ai pas reçu de confirmation de la part du Service Scolarité.

Aucun accusé de réception des dossiers n'est adressé. Le Pôle Mobilité vous contactera uniquement si votre dossier est incomplet ou pour des renseignements supplémentaires.

4. Quand recevrai-je les versements des bourses ?

Courant octobre pour les départs en mobilité au 1er semestre ou l’année académique ; courant février pour les départs au 2ème semestre. Le détail vous sera indiqué dans le mail pour les bourses du Pôle Mobilité.

5. Je suis éligible à la bourse AMI mais je n'ai reçu aucune démarches à suivre, est-ce normal ?

Aucune démarche n'est à prévoir de votre côté pour la bourse AMI. Le Pôle Mobilité dispose des éléments nécessaires pour l'attribution de cette bourse, à savoir la liste des départs en mobilité et la liste des boursiers CROUS. Si besoin, le Pôle Mobilité pourra vous demander un RIB.

6. Est ce que les montants des bourses couvriront toutes mes dépenses pendant mon échange ?

Les bourses de mobilité sont des bourses partielles qui ne couvrent qu'en partie la durée et vos dépenses liées à votre séjour international.

7. Qui est en mesure de m'accompagner et valider mon contrat d'étude annexé au kit Erasmus+ ?

Votre IDI vous accompagne et valide vos choix de cours en signant votre contrat d’étude. Vous devez aussi le faire compléter par votre université d’accueil.

8. Puis-je envoyer mon kit Erasmus+ par mail au Service Scolarité ?

Non, seul le document papier sera accepté et traité.

9. Comment remplir le rapport du participant de fin de séjour dans le kit Erasmus+  ?

Activez le lien reçu sur le mail Erasmus reçu à cet effet.

Phase 5 - Préparer son départ : démarches administratives et logistiques

1. Est-ce que j'ai besoin d'un visa et comment puis-je en faire la demande ?

Veuillez vous renseigner auprès de l’ambassade de France dans le pays de votre destination. Vous pouvez éventuellement trouver cette information sur le site internet de l’université partenaire.

2. Qui peut m’accompagner à l'INSA dans mes démarches de visa ?

Demander un visa est une démarche personnelle. Toutefois, l’école partenaire peut faire la demande à votre place ou vous transmettre les documents et la procédure à suivre.

3. Je suis de nationalité étrangère et je pars en échange pour un semestre/une année dans un autre pays, ai-je besoin d'un visa ?

Le titre de séjour français n’autorise pas un séjour de plus de 3 mois dans l’UE et une demande de titre de séjour dans le pays doit être formulée. Vous pouvez écrire à titre-de-sejour@insa-lyon.fr, vous renseignez auprès de l’université partenaire ou les autorités locales du pays.

4. Comment trouver un logement sur place ?

Suite à l’acceptation de votre candidature, l’université partenaire peut vous communiquer la procédure à suivre pour reserver un logement sur le campus. Si non, vous devez faire cette demarche de manière autonome.

5. Je pars en échange à Québec, ai-je besoin d’une assurance particulière ?

Un formulaire spécifique est à compléter par le Pôle Mobilité puis par la Sécurité Sociale, avant le départ en mobilité.

6. Dois-je faire des vaccins ou d'autres types de démarches Santé ?

Vous pouvez vous renseigner auprès de l'université partenaire, du FSD (fsd@insa-lyon.fr) ou le site MAEDI : www.diplomatie.gouv.fr/fr

7. A quel moment de ma candidature puis-je prendre mes billets d'avion ?

Nous vous conseillons d'attendre la confirmation définitive de votre projet de mobilité : acceptation par l’université partenaire, validation du jury et délivrance de visa. Si vous réservez vos billets à l'avnce, pensez à prendre une assurance annulation.